Registro de la Propiedad conserva su patrimonio documental en forma física y digital

El proyecto de Modernización Integral del Registro de la Propiedad ha fortalecido y renovado los procesos registrales y, de manera fundamental, su seguridad jurídica. Con una gestión automatizada y un soporte documental digitalizado permite la mejor sostenibilidad de sus procesos, su sistematización y automatización, cuyo objetivo prioritario es lograr que los trámites sean más ágiles, a través, de su simplificación, reducción de tiempos y costos de gestión.

En junio del año 2018, el Registro de la Propiedad fue parte del ciclo de conferencias “La protección del Patrimonio Documental en el Distrito Metropolitano de Quito”. En este evento organizado por la Dirección de Gestión Documental y Archivos del Municipio de Quito, se expusieron todas las temáticas referentes a la modernización registral.

En este espacio se detalló e informó que “la problemática que existía con el manejo de la información registral al trabajar con libros físicos, el deterioro que sufrían los mismos y la pérdida de tiempo que afectaba a los funcionarios al tener que movilizarse en búsqueda de información específica en dichos documentos”.

Con estos antecedentes se planteó un concepto de modernización registral que no solo se enfocó en el cambio del repositorio del registro, sino, que además se convirtió en un proyecto complejo donde se modernizó toda la entidad, en cuanto a sus procesos, sus técnicas de manejo de la información registral”.

Se expuso, además, que “dentro de la digitalización de libros y actas registrales se incluyó la desmaterialización de los mismos: permite al Registro de la Propiedad entregar productos registrales con firma electrónica, directamente, al correo del ciudadano. De esta manera, se constituyó en el primer registro del país en utilizar esta modalidad; lo que lo apuntala como una institución que camina hacia una ciudad digital”

En la actualidad, en la Dirección de Archivo del Registro de la Propiedad laboran 30 funcionarios y atienden, mensualmente, un aproximado de 5 500 trámites detallados en sus principales productos como son razón de inscripción, copias certificadas de documentos, certificado de búsqueda y certificado bienes raíces.

Siendo parte de la gestión actual la reducción de tiempos de entregas de productos, el área de Gestión Documental y Archivo. Actualmente, entrega las razones de inscripción en 1 hora si el usuario conoce la fecha de escritura caso contrario se entrega en 24 horas, el mismo tiempo que se entregan copias refrendadas y certificados de búsquedas, mientras que los títulos de bienes raíces en un tiempo de 48 horas, siendo este último el producto más solicitado por parte de los usuarios.

Para el Abg. Agustín Vásconez, director del área de Gestión Documental y Archivo, esta área constituye uno de los pilares fundamentales del Registro de la Propiedad. Es aquí donde se realiza la custodia de toda la documentación tanto interna como externa.

“Actualmente se toman todas las medidas de seguridad con el fin de salvaguardar toda la documentación física de archivo del Registro. En nuestra dirección se realiza la marginación, es decir, la anotación preventiva que se hace de todos los documentos objeto de inscripción, para con ello hacer efectivo lo que en derecho registral se conoce como Principio de tracto Sucesivo, para mantener la cadena histórica del bien inmueble, una continuidad perfecta en orden de tiempo”, dice Vásconez.

En consecuencia, el área de Archivo del Registro de la Propiedad es un claro ejemplo del alcance que ha tenido el proyecto de modernización de la entidad, acoplándose a los estándares digitales, lo que ha beneficiado a la ciudadanía en temas registrales y la actual gestión está fortaleciendo este proyecto con el seguimiento necesario para mantener su operatividad.