Nuevo sistema de gestión documental reducirá tiempos de respuesta

En la Casa Somos de San Marcos se presentó el Sistema de Trámites Internos del Municipio de Quito, Sitra, que permitirá introducir al funcionario municipal los principios de la gestión y administración de los documentos y archivos. Esto permitirá la adecuada organización, acceso, preservación y difusión del patrimonio documental de la ciudad.

Patricio Moscoso, Administrador General del Municipio de Quito, dijo que “con la actual administración se inició este plan de cero papeles internos, para que esto se vea reflejado en la ciudadanía. Este planteamiento se lo realizó el 15 de mayo, y hoy lo estamos presentando. En Sitra tendremos todos los trámites internos, los que están alojados en este nuevo software, en la segunda etapa nos conectaremos con el gobierno central y vamos a tener algunos trámites ya implementados para los ciudadanos”.

Para esto se capacitaron más de 250 funcionarios municipales, secretarios, administradores, representantes del despacho de la Alcaldía, quienes manejan la gestión documental general. Los temas de la capacitación estuvieron dirigidas a las áreas funcionales, es decir en el uso, administración de los usuarios y de los recursos que tiene el sistema.

“El Municipio será más eficiente en atención al ciudadano, además esta tecnología nos permitirá ser más rápidos y reducir el uso de papel”, dijo Patricio Moscoso.

El objetivo es impulsar la implementación de políticas documentales que viabilicen la puesta en marcha de un sistema de archivos y de un modelo de gestión documental. Para lograrlo se ha trazado una hoja de ruta que consiste en la estandarización de los procesos y procedimientos del tratamiento archivístico. Otra de las bondades con que cuenta el nuevo sistema son la ‘transaccionalidad’ electrónica, de forma inmediata de los documentos, estos tendrán la firma electrónica de los responsables para agilitar el trabajo.

Rocío Ponce, Directora de Gestión Documental y Archivos del Municipio de Quito, se refirió a la implementación de los procesos técnicos de archivo, para estandarizar protocolos de la gestión documental.

“Sitra es un sistema de trámites internos. Queremos que los servidores municipales se acostumbren a él, pues en noviembre se presentará la segunda fase, que es más amigable y que tiene otras funcionalidades y que va a permitir que nuestro trabajo sea más eficiente, eficaz y rápido, para que nuestros tiempos de respuesta se sigan acortando”.

El tipo de documentación que albergará este sistema es todo lo que se produce dentro del Municipio de Quito, ya sean oficios, memos, planes, entre otros documentos. El beneficio para la ciudadanía es la modernización documental, para reducir los tiempos de espera, “esto se verá reflejado en una reducción de tiempo a 72 horas de respuesta, en esta primera instancia”, señaló Rocío Ponce.

De su parte, Carlos Poma, Director del área de Informática, señaló que “Sitra es un sistema de código abierto que fue adquirido a través de un convenio con la Empresa Metropolitana de Seguridad, que ya lo había implementado. Este ha sido un buen ejemplo para poder replicarlo en todo el Municipio. Este sistema no nos costó”.

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