Los archivos de la gestión municipal y de la ciudad se resguardan en Quito

Quito (Quito Informa). – ¿Sabía usted que el Municipio de Quito cuenta con una instancia que resguarda los archivos documentales de la gestión administrativa? Sí, esa dependencia es la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos (DMGDA), es la responsable de dirigir y gestionar el sistema de archivos, asegurando la custodia, conservación, integridad y acceso al patrimonio documental físico y digital de la municipalidad.

La DMGDA tiene por objetivo planificar, normar, coordinar y controlar la gestión documental y archivística del Gobierno Autónomo Descentralizado del Distrito Metropolitano de Quito, garantizando la organización, conservación, disponibilidad y acceso oportuno a los documentos, como soporte de la gestión institucional, la transparencia administrativa y la memoria histórica de la ciudad.

Esta instancia municipal se ubica en el Centro Histórico, en las calles Rocafuerte y Guayaquil, en la Casa del expresidente García Moreno, este inmueble fue recuperado gracias a la labor del Instituto Metropolitano de Patrimonio (IMP). En los próximos meses los archivos que actualmente se ubican en La Circasiana, pasarán a este espacio, para ello se cuenta con los lugares propicios, en donde se ubicarán los textos, en estos espacios se controla la humedad, la luz y otras variables que pueden dañar los tomos.

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Los archivos son importantes
Esta instancia municipal tiene varias atribuciones, todas orientadas al cuidado y preservación de los archivos del Municipio, pues son la memoria histórica de la institución.

En los archivos institucionales reposan documentos administrativos, legales, financieros, técnicos e históricos generados por las dependencias municipales, tales como resoluciones, ordenanzas, expedientes administrativos, contratos, planos, informes y correspondencia oficial.

Las principales atribuciones de la DMGDA son:

• Elaborar, implementar y supervisar normas, políticas, procedimientos e instrumentos técnicos de gestión documental y archivo.
• Controlar los procesos del ciclo vital del documento en archivos de gestión, archivo central e intermedio.
• Administrar los repositorios documentales institucionales.
• Coordinar los procesos de valoración, transferencia, conservación, baja y eliminación documental.
• Impulsar procesos de modernización, automatización y digitalización documental.
• Brindar asesoría técnica y capacitación a las dependencias municipales en materia archivística.

Santiago Palacios Enríquez, director de esta institución señaló, que se brinda varios servicios a la ciudadanía, como “atención a consultas documentales, certificaciones, acceso a información pública conforme la normativa vigente, y orientación para la localización y uso de documentos históricos y administrativos, garantizando el derecho ciudadano al acceso a la información” dijo.

Para este año 2026, la dirección ejecutará varias acciones, “la Dirección desarrollará planes y programas orientados a fortalecer la gestión documental, modernizar los archivos y garantizar la preservación del patrimonio documental del Distrito Metropolitano de Quito”. Estos son:

• Programa de Modernización y Digitalización Documental, enfocado en la optimización del Sistema de Gestión Documental y la digitalización progresiva de documentos.
• Plan de Organización y Normalización Archivística, orientado a estandarizar procesos e instrumentos técnicos en todas las dependencias municipales.
• Programa de Conservación y Preservación Documental, que contempla acciones preventivas y correctivas para la protección física y digital de los documentos.
• Plan de Capacitación Archivística, dirigido a servidores municipales para fortalecer competencias técnicas en gestión documental.

A decir del director es importante para la ciudad contar con un archivo pues “resguarda la memoria institucional e histórica del Distrito Metropolitano de Quito, garantiza la transparencia y la seguridad jurídica, apoya la toma de decisiones administrativas y permite a la ciudadanía conocer y ejercer sus derechos a través del acceso a la información”.